Η καλή οργάνωση πριν την εργασία, ενισχύει την παραγωγικότητα. Όταν είμαστε καλά προετοιμασμένοι και έχουμε διαμορφώσει το κατάλληλο περιβάλλον εργασίας, τότε είναι λιγότερο πιθανό να αποσπάται η προσοχή μας, ή να χάνουμε χρόνο για να ψάχνουμε κάτι που το χρειαζόμαστε εκείνη τη στιγμή.
Το πλέον κατάλληλο άτομο, που μπορεί να δώσει τις πιο πρακτικές συμβουλές για να είμαστε πάντα καλά προετοιμασμένοι, είναι η γκουρού της οργάνωσης Marie Kondo. Η ίδια έχει γράψει βιβλία και έχει κάνει εκπομπές, βοηθώντας αρκετούς να βάλουν σε μία τάξη το σπίτι τους και κατά συνέπεια τις σκέψεις τους. Η μέθοδος της είναι γνωστή ως “KonMari”, κατά την οποία έχει εφεύρει τρόπους που κάνουν το συμμάζεμα και την οργάνωση μία απλή και ευχάριστη διαδικασία.
Τώρα που πολλοί δουλεύουμε από απόσταση, είναι μία καλή ευκαιρία να οργανωθούμε καλύτερα, ώστε να δουλεύουμε πιο ποιοτικά και πιο ευχάριστα μέσα από τον προσωπικό μας χώρο. Δείτε τι μπορείτε να κάνετε, σύμφωνα με την Marie Kondo:
1) Προσδιορίστε όλα τα πράγματα που χρειάζεστε
Συγκεντρώστε στο γραφείο σας όλα όσα χρειάζεστε, από αναλώσιμα, μέχρι ηλεκτρονικές συσκευές. Με το τρόπο αυτό, δεν θα χρειαστεί να τα ψάχνετε και να αποσπάτε τη προσοχή σας αλλά και να σπαταλάτε τον χρόνο σας άσκοπα.
2) Προσθέστε ένα πράγμα που σας δίνει χαρά
Η Κondo, θέλει παράλληλα με την οργάνωση, να αγκαλιάσουμε τη φιλοσοφία της χαράς. Η ίδια έχει αναφέρει ότι “όταν είναι ώρα να δουλέψετε, απομακρύνετε όλα τα άσχετα αντικείμενα από τον χώρο εργασίας σας και, αν μπορείτε, προσθέστε ένα πράγμα που προκαλεί χαρά όταν το κοιτάζετε. Πάντα κρατάω ένα κρύσταλλο ή ένα μικρό βάζο με φρέσκα λουλούδια στο γραφείο μου. Η δημιουργία ενός ήρεμου, τακτοποιημένου περιβάλλοντος θα ενισχύσει τόσο την παραγωγικότητα όσο και τη χαρά”.
3) Φροντίστε να έχετε αποθηκευτικό χώρο
Εάν δεν έχετε γραφείο ή γραφείο στο σπίτι, τα πράγματα μπορούν να συσσωρευτούν πολύ γρήγορα, με αποτέλεσμα τα υλικά εργασίας να συγχωνεύονται με τα προσωπικά πράγματα. Ήρθε η ώρα για λίγο διαχωρισμό. Εάν εργάζεστε από το σαλόνι ή την τραπεζαρία, για παράδειγμα, αποθηκεύστε όλα τα είδη εργασίας σας σε ένα κουτί ή καλάθι. Στο τέλος της ημέρας, απομακρύνετέ τα ώστε να μην σας αποσπούν την προσοχή κατά τη διάρκεια του δείπνου ή του χρόνου ανάπαυσης.
4) Βάλτε προτεραιότητες
Ξεχωρίστε τις υποχρεώσεις σας ανάλογα με το πόσο σημαντικές είναι σε τρεις κατηγορίες: χαμηλές, μέτριες, υψηλές. Ξεκινήστε πάντα από τις πιο επείγουσες εργασίες. Δώστε προτεραιότητα σε αυτές, και προσπαθήστε να αυτοματοποιήσετε τις υπόλοιπες. Αυτή η προσέγγιση τείνει να αποφέρει υψηλή παραγωγικότητα κατά την εργασία.
5) Αποφύγετε την ακαταστασία
Όταν δεν χρησιμοποιείτε κάτι, ή αν παρατηρήσετε ότι έχουν μαζευτεί πολλά χαρτιά, τότε μαζέψτε τα στον κάδο ανακύκλωσης για να παραμένει το γραφείο καθαρό. Τα άχρηστα αντικείμενα μπορεί να ανακατευτούν με όσα χρειάζεστε, με αποτέλεσμα να τα ψάχνετε και να χάνετε τη συγκέντρωση σας.
6) Συχνή εκκαθάριση ψηφιακών εγγράφων
Το ίδιο ισχύει και με τα ψηφιακά έγγραφα. διαγράψτε όσα δεν χρειάζεστε για να μπορείτε να βρίσκετε ευκολότερα τα απαραίτητα.
7) Ξεκινήστε τη μέρα δημιουργώντας μία τελετουργία
Αυτό θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε μια νοοτροπία “εργασίας”. Η ίδια προτείνει επίσης να κάνετε κάτι που σηματοδοτεί την έναρξη της εργάσιμης ημέρας. Για πολλούς για παράδειγμα η μέρα ξεκινά πάντα με τον αγαπημένο τους καφέ.