Τους τελευταίους μήνες η τηλεργασία γίνεται όλο και πιο γνώριμη στο μεγαλύτερο ποσοστό των εργαζομένων. Παρόλα αυτά, το κομμάτι της επικοινωνίας με τους συναδέλφους και τους προϊστάμενους, δεν διεξάγεται πάντα με ευκολία.
Αρκετές φορές, όταν η συνεννόηση γίνεται κυρίως με μηνύματα, είναι εύκολο να δημιουργηθούν παρεξηγήσεις και παρανοήσεις, με αποτέλεσμα να μειώνεται η παραγωγικότητα. Κατά την επικοινωνία όμως, ο βασικός μας στόχος είναι να καταλήξουμε σε αμοιβαία κατανόηση.
Ακολουθούν μερικά tips που μπορούν να διορθώσουν τα επικοινωνιακά λάθη:
Μην κάνετε υποθέσεις
Το βασικότερο λάθος που μπορεί να διακόψει την επικοινωνία κατά την τηλεργασία είναι το να κάνουμε υποθέσεις για κάτι που μας έχουν πει ή για κάτι που εχει ζητηθεί.
Ο τρόπος που σκεφτόμαστε, μπορεί να είναι δια μέτρου αντίθετος με αυτόν που έχει το άτομο με το οποίο μιλάμε σε μηνύματα. Επομένως το συμπέρασμα που καταλήγουμε είναι εντελώς υποκειμενικό και ενδεχομένως να μην αντιπροσωπεύει το συνομιλητή μας.
Το αντίδοτο για την αποφυγή σύγχυσης που βασίζεται στην υπόθεση είναι η σαφήνεια. Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι απλό και σε περίπτωση αμφιβολίας, παρέχετε περισσότερες πληροφορίες. Αν πάλι απευθύνεται σε εσάς και δεν έχετε καταλάβει απόλυτα τι εννοεί, μπορείτε να ζητήσετε περαιτέρω διευκρίνιση.
Προσπαθήστε να γίνετε περισσότερο σαφείς
Όποιος έχει λάβει ποτέ ένα ασαφές, μπερδεμένο ή εντελώς άχρηστο email το μόνο σίγουρο είναι ότι θα παρανοήσει το περιεχόμενο του.
Πριν ξεκινήσετε μια συνομιλία ή πατήσετε «αποστολή» σε ένα εταιρικό email, αφιερώστε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε τι προσπαθείτε να πετύχετε.
Γνωρίζοντας με σαφήνεια ποιος είναι ο στόχος σας μπορεί να σας βοηθήσει να επιλέξετε το κατάλληλο μέσο επικοινωνίας. Για παράδειγμα, προτού καλέσετε μια συνάντηση με όλο το προσωπικό σας, καλό θα ήταν να αναρωτηθείτε εάν αυτός είναι πραγματικά ο καλύτερος τρόπος.
Έρευνες δείχνουν ότι οι άνθρωποι σπαταλούν άσκοπα αρκετό χρόνο στη δουλειά, στην προσπάθεια να επικοινωνήσουν σωστά. Αποφύγετε λοιπόν και την περιττή επικοινωνία.
Δώστε προσοχή στο ύφος σας
Υπάρχει μια ιδέα που πρωτοστάτησε από τον ακαδημαϊκό Άλμπερτ Μεχράμπιαν που ονομάζεται κανόνας «7-38-55». Ο κανόνας υποστηρίζει ότι μόνο το 7% της επικοινωνίας είναι λεκτική, το 55% είναι η γλώσσα του σώματος και το υπόλοιπο 38% είναι ο τόνος της φωνής. Ενώ η μεταγενέστερη ανάλυση διαπίστωσε ότι αυτή η ανάλυση δεν είναι τόσο απλή όσο φαίνεται, είναι αλήθεια ότι ισχύει ως ένα μεγάλο βαθμό.
Όταν πρόκειται για λεκτική επικοινωνία, ο τρόπος που λέτε κάτι έχει σημασία.
Το ύφος δεν αφορά μόνο τη λεκτική επικοινωνία. Στη γραφή, ο τόνος μεταδίδεται μέσω των σημείων στίξεως και συντακτικού.
Λάβετε υπόψη τη διαφορά μεταξύ της αποστολής μηνύματος σε ένα φίλο και σε ένα συνάδελφο. Εστιάζοντας στον τόνο της γραφής και της ομιλίας σας, θα έχετε περισσότερες πιθανότητες να πετύχετε τους στόχους σας στην εργασία.
Ακούστε προσεκτικά τι σας λένε
Η επικοινωνία είναι αμφίδρομη. Εάν δεν ακούτε, τότε δεν επικοινωνείτε αποτελεσματικά. Είναι τόσο απλό.
Υπάρχει μια διαφορά μεταξύ ενεργητικής και παθητικής ακρόασης. Η ενεργή ακρόαση σημαίνει ότι έχετε απορροφήσει πλήρως όσα είπε ο συνομιλητής και αποδείξατε ότι καταλάβατε τα λόγια του. Αυτό σημαίνει να μην διακόπτετε, με ερωτήσεις και να μην οδηγείτε τη συνομιλία μακριά από το θέμα.
Πρώτα ακούστε προσεκτικά τι σας λέει και μετά ρωτήστε ή σχολιάστε οτιδήποτε δεν σας έγινε κατανοητό.
Η ενεργή ακρόαση, μαζί με την αποφυγή της κριτικής, αποτελεί μεγάλο μέρος της αποτελεσματικής και διάφανης επικοινωνίας.
Διαβάστε επίσης:
Τα 6 λάθη που αποφεύγουν οι έμπειροι της τηλεργασίας
Ποιο είναι το «τίμημα» της τηλεργασίας που αντιμετωπίζουν οι περισσότεροι εργαζόμενοι
9 προβλήματα υγείας που μπορεί να προκύψουν από την τηλεργασία
Ακολουθήστε το Portraits στο Google News για την πιο ξεχωριστή ενημέρωση