Όταν πρόκειται για μία λίστα υποχρεώσεων στη δουλειά, ο μεγαλύτερος «εχθρός» που μας εμποδίζει να τη βγάλουμε εις πέρας είναι ο χρόνος.
Όσον αφορά το πόσο παραγωγικοί είμαστε, το μεγαλύτερο λάθος που κάνουν ακόμη και οι πιο έξυπνοι άνθρωποι, είναι να εστιάζουν πάρα πολύ στους στόχους τους και να μην δίνουν στον εαυτό τους την ελευθερία, να κάνουν ένα βήμα πίσω για να επανακτήσουν την συγκέντρωση τους.
Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την απόσπαση της προσοχής και τη διασπορά των σκέψεων. Για να ολοκληρώσετε με επιτυχία μία απαιτητική λίστα υποχρεώσεων, το μυστικό είναι να ισορροπήσετε τον χρόνο με την παραγωγικότητα σας.
Δείτε τι μπορείτε να κάνετε, σύμφωνα με όσα προτείνουν οι ειδικοί:
1. Σύλληψη
Πιάστε ένα φύλλο χαρτιού και ένα αγαπημένο στυλό και αφιερώστε λίγα λεπτά για να γράψετε όλα τα πράγματα που καταναλώνουν την προσοχή σας.
Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να ξεδιαλύνετε ποιες εργασίες απασχολούν περισσότερο το μυαλό σας και δεν τις έχετε ακόμη τεκμηριώσει. Ίσως είναι μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σωροί χαρτιού, αρχεία, σημειώσεις από συσκέψεις, αυτοκόλλητα και υπενθυμίσεις που περιμένουν να τα χειριστείτε, μόλις μπορέσετε να τα αναλάβετε.
Οργανωθείτε βάζοντας ετικέτες, κρατώντας σημειώσεις και φωνητικές υπενθυμίσεις. Όποια και αν είναι τα εργαλεία που επιλέγετε, κάντε τα ως μέρος της καθημερινής σας επαγγελματικής ζωής.
2. Αποσαφήνιση
Τώρα, ήρθε η ώρα να επεξεργαστείτε κάθε στοιχείο. Πιάστε ένα προς ένα ό,τι έχετε στη λίστα και τοποθετήστε τα βάση προτεραιότητας.
Αυτό το βήμα αφορά την αφοσίωση. Μπορεί να είναι κουραστικό και απαιτεί πολλή γνωστική προσπάθεια, γι ’αυτό συχνά το αποφεύγουμε και παραμένουμε σε κατάσταση απασχολημένης λειτουργίας. Αλλά αν δεν αποσαφηνίσετε τα πράγματα που έχετε αναλάβει, δεν υπάρχει πιθανότητα να είστε παραγωγικοί λόγω του άγχους που σας προκαλείται από τη σύγχυση.
3. Οργανωθείτε
Στο σημείο αυτό θα αποθηκεύσετε και θα οργανώσετε όλα τα πράγματα που θέλετε να κάνετε κάποια στιγμή, αλλά όχι προς το παρόν. Μπορείτε να το κάνετε αναθέτοντας κάθε στοιχείο σε ένα από τα ακόλουθα:
Λίστα μεμονωμένων ενεργειών: Στοιχεία που απαιτούν ουσιαστικά ένα βήμα για την ολοκλήρωση (π.χ. αγορές για το σπίτι)
Μια λίστα ενεργειών που απαιτούνται για μία εργασία: Στοιχεία που απαιτούν περισσότερα από ένα βήματα για την ολοκλήρωση (π.χ. κατάστρωμα παρουσίασης πωλήσεων)
Ένα ημερολόγιο: Στοιχεία που περιλαμβάνουν συγκεκριμένη ώρα, ημερομηνία και τοποθεσία (π.χ. συνάντηση για επαγγελματικό ραντεβού στις 8:45 π.μ.)
Ίσως θέλετε να δημιουργήσετε μια λίστα με πράγματα που περιμένετε ή να δημιουργήσετε αρχεία για σχέδια έργων και υλικό αναφοράς.
4. Αναλογιστείτε
Όταν αφιερώνετε χρόνο για να σκεφτείτε, παραμείνετε στην κορυφή των πραγμάτων που θέλετε και πρέπει να κάνετε κάτι.
Αξιοποιήστε αυτόν τον χρόνο που αντικατοπτρίζει το εβδομαδιαίο πρόγραμμα σας, κοιτάζοντας συχνά τις λίστες σας, για να καθορίσετε τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια.
Ρωτήστε τον εαυτό σας ερωτήσεις όπως:
Πού σημειώνω πρόοδο;
Πού πρέπει να προσαρμόσω τις προτεραιότητες μου;
Τι σύστημα λειτουργεί για μένα και πώς μπορώ να το βελτιώσω;
5. Δέσμευση
Το βήμα αυτό, περιλαμβάνει τη λήψη των κατάλληλων ενεργειών για την ολοκλήρωση της εργασίας σας με αυτοπεποίθηση. Η επιλογή του τι πρέπει να κάνετε αυτή τη στιγμή και η εμπιστοσύνη στον εαυτό σας, ότι η επιλογή σας είναι η σωστή, αποτελεί το τελικό βήμα της μεθοδολογίας.
Καθώς αναγνωρίζετε τα πράγματα που πρέπει να κάνετε, αφιερώστε λίγο χρόνο για να αξιολογήσετε τα περιοριστικά κριτήρια σε εκείνη την ακριβή στιγμή:
Πλαίσιο: Πού βρίσκομαι αυτή τη στιγμή (π.χ. στο αυτοκίνητο, στο γραφείο, στο σπίτι);
Ποιοι σχετικοί περιορισμοί παρουσιάζονται σε αυτό;
Ανάλογα με το πλαίσιο, το μόνο που χρειάζεται, είναι να δείτε τις επόμενες ενέργειες στη λίστα σας, που μπορείτε πραγματικά να κάνετε όπου και αν βρίσκεστε και με τα εργαλεία που έχετε.
Διαθέσιμος χρόνος: Αυτό που έχετε τη δυνατότητα να κάνετε μία δεδομένη στιγμή, περιορίζεται από τον χρόνο που έχετε πριν να κάνετε κάτι άλλο. Η συνάντηση σε 15 λεπτά θα σας εμπόδιζε να κάνετε κάποιες ενέργειες, που απαιτούν περισσότερο χρόνο για να ξεκινήσετε.
Διαθέσιμη ενέργεια: Το επίπεδο ενέργειας σας κυμαίνεται κατά τη διάρκεια της ημέρας, οπότε επιλέξτε μια εργασία που ταιριάζει με την αντοχή σας. Εάν η ενέργειά σας είναι χαμηλή, για παράδειγμα, επιλέξτε αρμοδιότητες που είναι πιο εύκολο να ολοκληρωθούν, όπως διοικητικές δουλειές ή εργασίες, που θα σας δώσουν δύναμη να συνεχίσετε. Μερικές φορές το πιο έξυπνο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι ένα ολιγόλεπτο διάλειμμα για να περπατήσετε.
Προτεραιότητα: Πρόκειται για το πιο πιεστικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε τώρα με τον τον διαθέσιμο χρόνο και ενέργεια που διαθέτετε.